Blog

Efektivní delegování

Říjen 15, 2021/ ROCCO / Leadership a Management / 0 comments

Co je delegování

Delegování je pověření jiné osoby k provádění konkrétních činností souvisejících s prací. Umožňuje podřízenému činit manažerská rozhodnutí.

To znamená, že rozhodovací pravomoc se obvykle posune o jednu organizační úroveň níže. Úspěšné podniky také povzbuzují nemanažery, aby zvládli umění delegování. Historicky bylo delegování vertikálním procesem. To znamená, že manažeři delegovali na podřízené v jasně definované hierarchické struktuře. Dnešní úspěšné podniky kladou důraz na horizontální i vertikální delegování. Důvodem je rostoucí důraz na týmovou práci.

Vědět, jak efektivně delegovat ostatní mimo váš přímý dohled, je pro úspěch týmu zásadní. Ať už vertikální nebo horizontální, delegování musí doprovázet efektivní koučink.

Delegování nebude účinné, pokud zaměstnanci nebudou mít dovednosti potřebné k provedení práce. Za jejich vývoj odpovídají manažeři. Pro efektivní delegování je stejně důležitá dobrá komunikace a důvěra.

Efektivní delegování

 Efektivně delegovat neznamená, že na někoho přehodíš úkol. Pokud chceš nějaký úkol delegovat, musíš si nejprve říci, jak zkušený ten daný člověk je, dělal něco podobného v minulosti? Tedy má člověk autoritu úkol vykonat? Teprve poté mu můžeš úkol svěřit.

Co je to autorita?

• Autorita je pravomoc něco dělat, aniž byste nejprve k tomu získali povolení

Levely autority

Level 1

Podívej se na problém, vše mi odreportuj – já rozhodnu, co dělat.

Co to znamená

Já držím autoritu a odpovědnost za úzce definované úkoly. Já rozhoduji o časovém rámci.

Level 2

Podívej se na problém, navrhni možnosti včetně plusů a mínusů pro každou možnost, doporuč mi jednu variantu.

Co to znamená

Jako manažer předáváš určitou odpovědnost nejen za prověření problému, ale také za definování možností, jak jej vyřešit. Rozhodnutí, kterou možnost zvolit, si však ponecháváš sám. V rámci delegování musíš odsouhlasit časový harmonogram.

Level 3

Podívej se na problém, dej mi vědět, co chceš dělat, ale nedělej nic, dokud to neschválím.

Co to znamená

Jako manažer již nepotřebuješ znát všechny dostupné možnosti, ale držíš si konečné rozhodnutí, zda podniknout kroky. V rámci delegování musíš odsouhlasit časový harmonogram.

Level 4

Podívej se na problém, řekni mi, co chceš dělat a udělej to (pokud neřeknu ne).

Co to znamená

Jako manažer říkáš „Informujte mě a já s vámi proberu jakékoli problémy“. Naplánuj milníky, kde se potkáte a pohlídáš si, zda vše jde správným směrem.

Level 5

Podívej se na problém, pusť se do řešení, řekni mi, cos udělal

Co to znamená

Jako manažer deleguješ odpovědnost za úkol a dáváš dané osobě oprávnění k jakékoli akci, kterou považuje za nezbytnou k jejímu dokončení. Tím, že tě informuje o tom, co udělal, můžeš probrat správnost postupu, což funguje jako lessons learned.

Level 6

Podívej se na problém, vyřeš ho a mě kontaktuj, jen když je potřeba

Co to znamená

Než použiješ úroveň 6, proveď rychlou kontrolu, aby ses ujistil, že se jednoduše nezříkáš odpovědnosti. Na této úrovni předáváš odpovědnost a oprávnění za celý projekt/úkol. Ujisti se, že je to vhodné (kompetence x autorita).

Jak rozhodnout

Jak se ale rozhodnout, který level je vhodný pro daného člověka a daný typ úkolu?

Je potřeba zvážit 3 klíčové faktory:

• Kompetence a odhodlání

Má osoba, kterou deleguješ, správné dovednosti a zkušenosti, aby mohla plně provést úkol nebo projekt bez tvého přispění, nebo bude potřebovat pomoc? Klíčem k delegování je správně to posoudit. Pokud deleguješ náročnější úkoly, než zvládnou, lidé selžou; pokud deleguješ na příliš nízké úrovni, nevyužiješ talentu a schopnosti svých lidí a budou se cítit nevyužitě.

• Časový rámec

Je při provádění úkolu nebo projektu k dispozici čas na učení? Pokud je čas krátký, bude i ten nejzkušenější a nejlepší člověk potřebovat jasně definovaný rámec, na kterém bude pracovat.

• Rizika

Co je v sázce, pokud se tento projekt nebo úkol pokazí? Některé projekty jsou vysoce rizikové, protože neúspěch bude velmi bolestivý. V těchto případech je vhodné specifikovat kritéria úspěchu – dále pokud má tým nebo jednotlivec méně zkušeností.

Výhody delegování

Výhody pro manažera

• Usnadňuje vaši práci
• Snižuje stres
• Umožňuje vám dělat to, co byste dělat měli
• Rozvíjí důvěru a vztah se svými zaměstnanci
• Vychovává nástupce

Výhody pro zaměstnance

• Poskytuje možnosti profesního růstu
• Rozvíjí své profesionální znalosti a dovednosti
• Zvyšuje jejich sebedůvěru
• Zvyšuje jejich hodnotu pro organizaci
• Přináší jim osobní uspokojení a pocit úspěchu

Přínosy pro organizaci

• Šetří peníze a další zdroje
• Podporuje týmovou práci
• Přináší profesionalitu
• Poskytuje zaměstnancům příležitost zapojit se do rozhodování, což vede k vyššímu nasazení a zvýšení motivace
• Zvyšuje produktivitu a efektivitu

Překážky při delegování

Největší překážkou delegování jsi ty, manažer. I když se zaměstnanci brání, konečná odpovědnost za tento odpor často spočívá na jejich šéfech.

Když jsou manažeři dotázáni, proč nedelegují více, často se omlouvají:

• Vysvětlení trvá příliš dlouho.
• Moji zaměstnanci nechtějí odpovědnost.
• Je to jednodušší a rychlejší udělat to sám.
• Moji zaměstnanci nemají zkušenosti a kompetence.
• Pokud to chcete udělat správně, udělejte to raději sami.
• Moji zaměstnanci mě nebudou mít rádi, pokud od nich očekávám příliš mnoho.
• Umím dělat práci ve svém oddělení lépe než kdokoli jiný.
• Moji lidé jsou již přepracovaní. Nemohu na ně nic naložit.

Ačkoli manažeři nabízejí výše uvedené výmluvy, skutečné důvody mohou být odhaleny v následujícím seznamu:

• Co když druhá osoba zpacká úkol? Nakonec jsem stále zodpovědný.
• Pokud někdo jiný může dělat moji práci, možná už nebudu potřeba.
• Jsem manažer – mám mít nad vším plnou kontrolu.
• Je mi příjemné dělat práci, kterou dělám již delší dobu. Pokud to vzdám, budu se muset soustředit na nové povinnosti, které mi nejsou příjemné.

Buď k sobě upřímný. Jaké jsou skutečné důvody, proč nedelegujete tolik, kolik byste měli?

Odpor zaměstnanců

Někdy se zaměstnanci brání nebo nepřijmou odpovědnost z některého z následujících důvodů:

• Mohou mít pocit, že jim byl úkol uložen.
• Nemusí mít dovednosti, znalosti nebo schopnosti vykonávat svou práci.
• Nedostatek odměny nebo uznání v minulosti za dobře odvedenou práci.
• Mohou se obávat kritiky ze strany manažera, pokud nedělají věci přesně podle očekávání.

Příznaky špatného delegování

• Termíny se často nedodržují
• Někteří zaměstnanci jsou mnohem zaneprázdněnější než ostatní
• Kompetentní zaměstnanci se cítí frustrovaní a znudění
• Zaměstnanci dostávají úkoly bez řádného školení
• Zaměstnanci si nejsou jisti svou autoritou a odpovědností
• Manažeři jsou obvykle příliš zaneprázdněni mluvit se zaměstnanci
• Návrhy zaměstnanců jsou často opomíjeny a přehlíženy
• Manažeři sami nedodržují termíny
• Zaměstnanci často požadují převody do jiných oddělení
• Komunikační tok je velmi pomalý, neúplný a často příliš pozdě
• Změny plánů a cílů nejsou přenášeny na zaměstnance
• Vedoucí někdy zasahují do úkolu, aniž by informovali podřízené
• Oddělení/organizace je sužováno pomalým rozhodováním
• Manažeři trvají na tom, že veškerá příchozí/odchozí pošta musí nejprve projít přes ně
• Vedoucí si často berou kancelářskou práci domů, mohou kvůli pracovní zátěži odložit/zrušit dovolenou

Co delegovat – a komu

Úplně prvním krokem při rozhodování o delegování úkolu je zamyslet se nad tím, co by se delegovat mělo a nemělo. Rozlišování prvního druhu od druhého je důležitou součástí znalosti, jak efektivně delegovat.

Delegujte:

• Drobná každodenní rozhodnutí.
• Drobné personální úkoly, jako je plánování, změny směn atd.
• Cokoli, co se od vašich zaměstnanců očekává, že budou dělat, když tam nejste.
• Odpovídání na běžné otázky. Nechte zaměstnance přemýšlet sami za sebe.
• Běžné administrativní povinnosti (např. Podávání, počítání, třídění, rutinní zprávy).

Nedelegujte:

• Personální problémy, jako je najímání, propouštění nebo disciplinární záležitosti.
• Úkoly od vašeho vlastního šéfa, které se od vás očekávají osobně.
• Nouzové nebo krátkodobé úkoly, kdy opravdu není čas na vysvětlování.

Jak efektivně delegovat

 Kroky přípravy

1. Určete, co budete delegovat, a co je k tomu zapotřebí.
2. Nastavte své požadavky a parametry a jakou úroveň oprávnění musíte udělit.
3. Podrobně popište novou odpovědnost, nastiňte dílčí úkoly, definujte všechny potřebné parametry a stanovte výkonnostní standardy a kontrolní body
4. Zamyslete se nad tím, jak předložit úkol zaměstnanci.
5. Vyberte správnou osobu. To znamená hodnotit dovednosti a zkušenosti vašich zaměstnanců co nejobjektivněji. To také znamená, že si automaticky nevyberete někoho, o kom už víte, že se na něj můžete spolehnout.

Prezentace úkolu

1. Řekněte jim, proč jste si je vybrali pro tuto práci.
2. Upřesněte novou odpovědnost: Řekněte jim o dílčích úkolech, nezbytných parametrech a standardech výkonu.
3. Zajistěte, aby zaměstnanec rozuměl úrovni nebo stupni autority, která mu byla udělena.
4. Dejte zaměstnanci vědět, na koho se může obrátit o pomoc. V každém případě je také nasměrujte na jiné dostupné zdroje.
5. Poslouchejte komentáře zaměstnance a reagujte empaticky. Tento krok pomáhá získat zaměstnance. Také vám řekne, zda zaměstnanec skutečně rozumí tomu, co se od něj očekává.
6. Stanovte priority. Zaměstnanec, který se již cítí zahlcen, se může obávat dokončení úkolů, které už má na talíři. Možná sami nevědí, jak efektivně delegovat. V takovém případě uvolněte část tlaku. Můžete například přimět někoho jiného, ​​aby po dobu zadání převzal méně důležité úkoly.
7. Buďte povzbuzující. Vyjádřete důvěru ve schopnost zaměstnance úspěšně zvládnout novou odpovědnost.
8. Stanovte kontrolní body, termíny a způsoby sledování pokroku.
9. Nakonec si všimněte, že celá diskuse by měla být procesem spolupráce. Měli byste usilovat o vzájemnou dohodu.

Po přiřazení

1. Zůstaň v kontaktu se zaměstnancem a sledujte kontrolní body, na kterých jste se dohodli.
2. Rozpoznat a odměnit osobu za její úspěšné dokončení úkolu.

Pamatuj:

• You can delegate authority, but you cannot delegate responsibility.
• I trust the people who are working with me. I delegate.
• Be able to delegate, because there are some things that you just can’t do by yourself.